上海繪致文化傳播有限公司是專業(yè)的上海發(fā)布會(huì)策劃公司，服務(wù)熱線：021-67758663。大家對(duì)于“發(fā)布會(huì)”這個(gè)詞語(yǔ)并不陌生，日常生活和新聞報(bào)道中會(huì)經(jīng)常看到，比如新品發(fā)布會(huì)、合作發(fā)布會(huì)、戰(zhàn)略升級(jí)發(fā)布會(huì)、行業(yè)發(fā)布會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)等，其中新品發(fā)布會(huì)和新聞發(fā)布會(huì)最為常見。

新品發(fā)布會(huì)側(cè)重于產(chǎn)品推廣，考慮的是宣傳和造勢(shì)，而新聞發(fā)布會(huì)側(cè)重于信息溝通，考慮的是傳播和公關(guān)。

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)或者組織在重大影響的社會(huì)事件發(fā)酵之際，比如與其他組織發(fā)生了法律糾紛，或者因?yàn)楫a(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致眾多用戶投訴和譴責(zé)，或者因?yàn)槭艿街髁髅襟w的相關(guān)質(zhì)疑，或者受到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的惡意攻擊和誹謗，那么就需要向公眾和媒體公布信息，就需要召開新聞發(fā)布會(huì)，從而實(shí)現(xiàn)時(shí)間、人員和媒體的集中，以網(wǎng)絡(luò)媒體、電視、報(bào)刊、廣播等形式迅速傳達(dá)給大眾，從而澄清負(fù)面流言、提升企業(yè)形象，或者制造新聞點(diǎn)。

所以，一般會(huì)由新聞當(dāng)事人或者新聞發(fā)言人出面，對(duì)某個(gè)事件進(jìn)行公開的、權(quán)威的、官方的闡述和表明態(tài)度，及時(shí)的向大眾表明企業(yè)的立場(chǎng)和態(tài)度。

作為企業(yè)公關(guān)的重要手段之一，新聞發(fā)布會(huì)很好的承擔(dān)了溝通大眾的作用。一方面能第一時(shí)間扭轉(zhuǎn)公眾對(duì)于某種事態(tài)的糟糕印象，挽回負(fù)面影響，爭(zhēng)取到社會(huì)輿論的支持，另一方面也能積極傳達(dá)正確的立場(chǎng)，塑造積極、正面的企業(yè)形象。那么企業(yè)的新聞發(fā)布會(huì)如何進(jìn)行方案策劃呢？有什么流程和要點(diǎn)呢？

一、確定發(fā)布會(huì)主題

新聞發(fā)布會(huì)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)，打好這場(chǎng)戰(zhàn)役對(duì)于企業(yè)公關(guān)形象的維護(hù)至關(guān)重要。所以其主題也要慎重，要結(jié)合新聞事件明確主題方向，做到讓媒體一目了然并且感興趣。然后，只有先確定主題，才能制作H5邀請(qǐng)函、媒體邀約請(qǐng)柬、媒體打包資料、會(huì)場(chǎng)布置材料、紀(jì)念品等文件。

值得一提的是，由于我國(guó)對(duì)新聞發(fā)布會(huì)有著嚴(yán)格的申報(bào)和審批程序，所以筆者建議企業(yè)方繞過(guò)這種繁瑣操作，而是將新聞發(fā)布會(huì)的名稱改為“xx信息發(fā)布會(huì)”或者“xx媒體溝通會(huì)”，這樣下來(lái)會(huì)更省事。

二、確定發(fā)布會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)

一般來(lái)說(shuō)，新品發(fā)布會(huì)從策劃到實(shí)施要提前準(zhǔn)備一個(gè)月左右，但新聞發(fā)布會(huì)往往只有幾天時(shí)間甚至幾個(gè)小時(shí)時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備，所以要根據(jù)具體情況具體決定。

越緊急的新聞事件越需要緊急召開發(fā)布會(huì)，可能上午有相關(guān)新聞爆出，下午就召開新聞發(fā)布會(huì)進(jìn)行相關(guān)說(shuō)明了。但如果事態(tài)沒有那么緊急，就可以提前預(yù)留半個(gè)月時(shí)間來(lái)精心策劃。然后具體時(shí)間要避開重要節(jié)日、重要事件節(jié)點(diǎn)，以免形成熱點(diǎn)沖突，然后媒體臨時(shí)抽不出人來(lái)參與發(fā)布會(huì)。

同時(shí)要根據(jù)媒體發(fā)稿習(xí)慣確定時(shí)間定在上午或者下午，比如有些平面媒體出刊新聞的時(shí)間是次日早晨，那么就可以將發(fā)布會(huì)安排在下午，但如果你想新聞報(bào)道在下午就刊登出來(lái)，那么就可以安排在上午召開發(fā)布會(huì)。

最后，發(fā)布會(huì)時(shí)長(zhǎng)要把控在1個(gè)小時(shí)左右，最好不要超過(guò)2個(gè)小時(shí)，別現(xiàn)場(chǎng)講太多毫無(wú)意義、形式主義的東西，最后媒體都沒耐心了，要保證現(xiàn)場(chǎng)核心、關(guān)鍵信息的傳達(dá)，不要拖沓，這樣可以保證發(fā)布會(huì)的報(bào)道效果。

新聞發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)一般有三個(gè)選擇，第一是相關(guān)事件的現(xiàn)場(chǎng)，可以方便召集媒體和直接現(xiàn)場(chǎng)取景；第二個(gè)是企業(yè)的會(huì)議室等場(chǎng)所，第三個(gè)是酒店，為了企業(yè)形象考慮，一般都會(huì)選擇檔次高一點(diǎn)的五星級(jí)酒店。

所以，如果發(fā)布會(huì)要租借第三方場(chǎng)地，要做好協(xié)商，選擇合適的場(chǎng)地，主要從檔次、場(chǎng)地規(guī)模、便利性、價(jià)格方面考慮，并簽訂合同。比如會(huì)議廳容納人數(shù)是否夠用、是否配備主席臺(tái)和投影設(shè)備等，停車場(chǎng)是否夠用，酒店外圍能否布置相應(yīng)的橫幅拱形門等。

三、確定發(fā)布會(huì)流程

一般情況下，新聞發(fā)布會(huì)的流程主要有迎賓簽到、給媒體分發(fā)資料、發(fā)言人進(jìn)行新聞發(fā)布、點(diǎn)請(qǐng)記者提問、回答媒體問題、發(fā)布會(huì)結(jié)束等環(huán)節(jié)，但有的企業(yè)會(huì)出于禮貌，會(huì)邀請(qǐng)嘉賓在會(huì)后參與聚餐，另外，有些企業(yè)會(huì)比較重視此次事件，會(huì)安排后續(xù)的媒體座談會(huì)或記者招待會(huì)。根據(jù)實(shí)際情況制定流程，并通知到各個(gè)嘉賓。

四、確定參會(huì)者，并發(fā)出媒體邀約

新聞發(fā)布會(huì)參與方有公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、媒體記者、同行、客戶等，要擬定一個(gè)大名單，對(duì)名單上的嘉賓要發(fā)出相應(yīng)的邀請(qǐng)函，包含發(fā)布會(huì)主題、地址、議程安排、現(xiàn)場(chǎng)平面圖等。然后根據(jù)大名單，進(jìn)行聯(lián)系，回收確認(rèn)信息，保證重要人員無(wú)遺漏并能準(zhǔn)時(shí)出席，如果對(duì)方可能有無(wú)法到來(lái)的情況，要做好應(yīng)急人選的考慮。

在媒體邀約方面，一定要及其慎重。畢竟，媒體出席的質(zhì)量和數(shù)量決定了發(fā)布會(huì)的傳播效果。媒體屬性的對(duì)口、報(bào)道質(zhì)量的高下、權(quán)威性的高低、媒體關(guān)系的好壞等都是需要考慮的點(diǎn)，總的來(lái)說(shuō)，盡量邀請(qǐng)媒體關(guān)系好的、影響力更大的媒體。

同時(shí)，在媒體邀約方面要多利用一些技巧。比如透露的信息不要太多，要適當(dāng)制造懸念，要讓媒體記者覺得“有新聞點(diǎn)”，不然企業(yè)如果本身就不知名，又沒新聞爆點(diǎn)，那么記者也不愿意白跑一趟。還有就是，跟媒體溝通的時(shí)候一定要強(qiáng)調(diào)到現(xiàn)場(chǎng)的是新聞?dòng)浾?，而不是媒體的廣告業(yè)務(wù)人員，到了現(xiàn)場(chǎng)借著發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，雖然也可以幫忙發(fā)稿，但是已經(jīng)偏離了發(fā)布會(huì)的方向了。

另外，要搞清楚新聞采訪權(quán)是什么，比如主流媒體新華網(wǎng)、東方網(wǎng)等，就有采訪權(quán)，可以對(duì)發(fā)布的信息進(jìn)行原創(chuàng)新聞的撰寫，而新浪、搜狐等門戶網(wǎng)站是沒有采訪權(quán)的，只能進(jìn)行轉(zhuǎn)載，所以對(duì)于沒有采訪權(quán)的媒體要么提供自家的新聞通稿，要么讓他們轉(zhuǎn)載有采訪權(quán)的媒體文章。

五、準(zhǔn)備媒體打包材料

為了方便媒體了解相關(guān)信息并發(fā)稿，主辦方一般都會(huì)準(zhǔn)備相應(yīng)的媒體打包材料，以手提袋或文件袋的形式，，按順序擺放，在發(fā)布會(huì)簽到后發(fā)放給各個(gè)媒體，其中包含了會(huì)議議程、新聞通稿、發(fā)言人演講稿、發(fā)言人資料、企業(yè)宣傳冊(cè)、企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系名片、紀(jì)念品、筆記本、筆等。

另外，針對(duì)一些敏感事件，有些企業(yè)會(huì)提前給媒體準(zhǔn)備好相應(yīng)的采訪問題，以免現(xiàn)場(chǎng)造成尷尬，被媒體問到一些尖銳突兀的問題，關(guān)系好的媒體偶爾操作一下還好，但媒體關(guān)系不好的情況下一定要慎用。

六、人員安排、會(huì)場(chǎng)布置

按照方案安排人員去布置會(huì)場(chǎng)，包括背景板、會(huì)場(chǎng)指示標(biāo)、拱形門、橫幅、彩旗、燈光、主席臺(tái)、鮮花、現(xiàn)場(chǎng)音樂、投影設(shè)備、紀(jì)念品等，同時(shí)除了挑選禮儀人員、接待人員外，最重要的是挑選合適的新聞發(fā)言人，也就是發(fā)布會(huì)主持人。

發(fā)言人一定要在企業(yè)內(nèi)身居高層，有極高的權(quán)限能夠代表公司的立場(chǎng)，同時(shí)要有良好的形象、極佳的表達(dá)能力、靈活的反應(yīng)能力、現(xiàn)場(chǎng)把控能力。新聞發(fā)言人在某種程度上就是企業(yè)的門面擔(dān)當(dāng)，要能向外界傳達(dá)出良好的企業(yè)形象。

七、檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作

在發(fā)布會(huì)即將開始之前，一定要細(xì)致監(jiān)測(cè)發(fā)布會(huì)的各個(gè)方面，包括流程設(shè)置、重要人員是否已經(jīng)出發(fā)、音頻設(shè)備是否正常使用、現(xiàn)場(chǎng)是否會(huì)有意外等，總之，不僅要檢查所有工作是否準(zhǔn)確就緒，還要對(duì)可能產(chǎn)生的突發(fā)情況做好預(yù)警處理，制定出救場(chǎng)方案。

八、發(fā)布會(huì)實(shí)施

按照計(jì)劃開始發(fā)布會(huì)，在來(lái)賓簽到、貴賓接待后，由發(fā)言人對(duì)整體信息進(jìn)行有條理、有邏輯的闡述，然后邀請(qǐng)記者提問，經(jīng)過(guò)充分的溝通，保證記者對(duì)整個(gè)事件的來(lái)龍去脈和關(guān)鍵點(diǎn)形成足夠清晰的認(rèn)識(shí)，為記者朋友聽新聞素材。

如果記者提到了一些不相關(guān)的問題，那么可以禮貌委婉的提醒下，如果問到了涉及企業(yè)機(jī)密的問題，可以拒絕回答，如果記者問到了太過(guò)復(fù)雜的問題，可以先簡(jiǎn)單闡述要點(diǎn)，并邀請(qǐng)會(huì)后詳細(xì)探討。

最后發(fā)布會(huì)結(jié)束，發(fā)言人對(duì)各位嘉賓朋友的到來(lái)再次致謝，如果沒有會(huì)后聚餐交流環(huán)節(jié)那么就禮送他們離開會(huì)場(chǎng)。

九、發(fā)布會(huì)效果復(fù)盤

對(duì)新聞發(fā)布會(huì)后的媒體發(fā)布情況要進(jìn)行檢測(cè)并匯總，哪家媒體發(fā)布的是通稿，哪家媒體對(duì)稿件有刪稿，不同的媒體發(fā)布的又是在哪個(gè)版塊上（頭版、首頁(yè)、欄目頁(yè)等），同時(shí)，要整理發(fā)布會(huì)的視頻、音頻、文檔資料，并存檔保存。

然后，對(duì)此次新聞發(fā)布會(huì)的效果進(jìn)行整體的總結(jié)，找到不足和優(yōu)點(diǎn)，找到可優(yōu)化的環(huán)節(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，為下次發(fā)布會(huì)的成功開展打好基礎(chǔ)。

最后，必須要說(shuō)的是，想要打造一場(chǎng)成功的新聞發(fā)布會(huì)，必須要熟悉媒體的傳播途徑、運(yùn)作機(jī)制、話題設(shè)置、輿論走向等，更要把握自身的立場(chǎng)和利益站點(diǎn)，才能知道怎么去傳達(dá)自己的觀點(diǎn)和核心信息，才能達(dá)到更好的傳播效果。

另外，對(duì)于如何在發(fā)布會(huì)制造新聞點(diǎn)，造勢(shì)策劃給出的經(jīng)驗(yàn)有兩點(diǎn)，第一是借勢(shì)，包括發(fā)布會(huì)邀請(qǐng)明星網(wǎng)紅站臺(tái)，或者借助熱點(diǎn)新聞，圍繞公眾話題釋放相關(guān)信息；第二是造勢(shì)，通過(guò)結(jié)合自身的背景、行業(yè)環(huán)境、可挖掘的素材等，為媒體的記者朋友們提供一個(gè)可切入、可深入的角度，去引導(dǎo)他們輸出更多有價(jià)值的文章，從而形成行業(yè)和輿論的勢(shì)頭。

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